Sportschoolsoftware kiezen: 10 punten waar je op let

Software voor je sportschool kies je niet elk jaar opnieuw. Je leden gaan ermee werken, je trainers plannen erin en je inkomsten lopen erdoorheen. Overstappen kost later veel tijd. Daarom loont het om vooraf scherp te kijken. Deze tien punten helpen je om pakketten eerlijk te vergelijken, ook als je uiteindelijk niet voor YourGym kiest.

1. Begin bij je eigen werkdag

Voordat je demo's gaat bekijken, schrijf je op waar je nu tijd aan kwijt bent. Denk aan het bijhouden van inschrijvingen in een spreadsheet, betalingen nalopen, trainers die vragen wanneer ze moeten werken, of leden die bellen om een les te verzetten. Die lijst is je meetlat. Een pakket met honderd functies is niet beter als het jouw drie grootste tijdvreters niet oplost.

Zet er ook bij wat er de komende jaren verandert. Wil je een tweede vestiging openen, groepslessen toevoegen of de balie minder vaak bemensen? Kies software die daar nu al mee overweg kan, zodat je niet over twee jaar opnieuw moet zoeken.

2. Laat leden zelf boeken

Leden willen hun les boeken op het moment dat het hen uitkomt, meestal op hun telefoon. Kijk daarom goed naar het ledenportaal: dat is het deel van de software dat je leden elke week zien. Kunnen ze in een paar tikken een les boeken en weer afmelden? Zien ze hoeveel plekken er nog vrij zijn? En wat gebeurt er als een les vol is?

Let ook op de regels die je zelf kunt instellen. Een maximum aantal plekken per les en een afmeldtermijn zijn basisbehoeften. In YourGym zie je bijvoorbeeld per les de bezetting, en wie zich korter dan 24 uur van tevoren afmeldt, krijgt de strip niet terug.

3. Automatiseer je betalingen

Handmatig betalingen bijhouden is foutgevoelig en vervelend, voor jou én voor je leden. Goede software incasseert abonnementen automatisch en laat leden losse aankopen, zoals een strippenkaart, direct online afrekenen. Vraag hoe een nieuw lid de machtiging afgeeft: kan dat online bij de inschrijving, of moet het op papier?

Vraag ook wat er gebeurt als een incasso mislukt. Zie je dat direct, en bij welk lid? Een systeem dat betalingen automatisch verwerkt maar mislukte betalingen verstopt, levert je later alsnog zoekwerk op. Meer over hoe incasso werkt lees je in ons artikel over automatische incasso.

4. Abonnementen en strippenkaarten naast elkaar

De meeste sportscholen werken niet met één soort lidmaatschap. Je hebt leden met een vast abonnement, leden die liever een strippenkaart kopen en misschien aparte kaarten voor personal training. Controleer of de software die combinaties aankan, en of je prijzen en bundels zelf kunt instellen zonder de leverancier te bellen.

Kijk ook naar het einde van een abonnement. Stopt de incasso automatisch als een abonnement afloopt? Kunnen leden zelf opzeggen als je dat wilt toestaan, met de opzegtermijn uit je voorwaarden? Het zijn details, maar juist hier ontstaan de vervelende discussies.

5. Trainers en personal training

Werk je met meerdere trainers, dan wordt de agenda al snel het hart van je sportschool. Een planner wil alle trainers in één overzicht zien. Een trainer wil vooral zijn eigen lessen en klanten zien. Vraag of je kunt bepalen wat trainers in de agenda mogen: alles beheren, alleen de eigen agenda, of alleen meekijken.

Biedt je personal training aan, kijk dan of trainers hun beschikbaarheid kunnen opgeven en of leden zelf een moment kunnen kiezen. En vraag hoe de uren van trainers worden bijgehouden. Uren die direct uit de agenda komen, schelen aan het eind van de maand veel uitzoekwerk.

6. Check-in en toegang

Wil je leden zelfstandig binnen laten, ook buiten de bemande uren? Dan heb je toegangscontrole nodig die samenwerkt met je ledenadministratie. Belangrijke vragen: hoe checkt een lid in, met een pas of met een QR-code op de telefoon? Kan een lid met een verlopen abonnement nog naar binnen? En kun je achteraf zien wie wanneer binnenkwam, en waarom iemand werd geweigerd?

Let bij QR-codes op misbruik. Een code die altijd hetzelfde blijft, kan een lid makkelijk doorsturen naar een vriend. In YourGym ververst de code zich steeds en werkt hij maar één keer.

7. Communicatie met je leden

Een nieuw rooster, een gewijzigde openingstijd, een actie voor de zomer: je wilt je leden kunnen bereiken zonder een apart programma. Vraag of je nieuwsbrieven kunt sturen naar je eigen verzendlijsten, of je een verzending kunt inplannen en of leden zich met één klik kunnen afmelden.

Vraag daarnaast welke berichten automatisch gaan. Herinneringen en bevestigingen schelen werk, maar alleen als je weet wanneer ze verstuurd worden en of ze per e-mail of sms gaan. Sms kost meestal per bericht, dus vraag ook naar die tarieven.

8. Koppelingen met wat je al gebruikt

Software staat zelden op zichzelf. Je hebt een betaalprovider, misschien een toegangssysteem bij de deur, een boekhoudprogramma of een eigen website. Maak een lijst van wat je al gebruikt en vraag per onderdeel of er een koppeling is die nu al werkt, en niet alleen op de planning staat.

Vraag ook of er een API is, en waarvoor. Een API voor scanners of deursystemen is iets anders dan een API waarmee je al je ledendata kunt ophalen. Laat je niet afschepen met "dat kan via de API" zonder dat duidelijk is wat er precies kan.

9. Privacy en de plek van je gegevens

Je slaat namen, adressen, betaalgegevens en soms gegevens van kinderen op. Onder de AVG ben jij daarvoor verantwoordelijk, ook als de software van een ander is. De leverancier is dan je verwerker, en met een verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst. Vraag daar actief naar.

Vraag ook waar de gegevens staan. Bij voorkeur binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte, en met duidelijke afspraken als een leverancier daarbuiten werkt. Een goede leverancier kan uitleggen hoe wachtwoorden worden opgeslagen, wie bij de gegevens kan en hoe back-ups geregeld zijn.

10. Kosten en overstappen

Vergelijk niet alleen het bedrag per maand. Vraag naar opstartkosten, gebruikskosten zoals sms en e-mail, de contractduur en de opzegtermijn. Bij een modulaire opbouw betaal je alleen voor wat je gebruikt, maar reken dan wel uit wat je over een jaar nodig hebt.

Vraag tot slot hoe je overstapt. Hoe komen je huidige leden, abonnementen en machtigingen in het nieuwe systeem? Wie doet dat werk, en wat kost het? En andersom: hoe krijg je je gegevens terug als je ooit weer vertrekt?

Zo haal je meer uit een demo

Een demo is het moment om te controleren of de beloftes kloppen. Neem je lijst uit punt 1 mee en vraag de leverancier om die situaties in de software zelf te laten zien, niet in een presentatie. Een paar vragen die altijd werken:

• Laat zien hoe een lid op de telefoon een les boekt en weer afmeldt.
• Laat zien wat ik zie als een incasso is mislukt.
• Laat zien wat een trainer ziet als hij inlogt.
• Laat zien hoe ik een nieuwsbrief naar een deel van mijn leden stuur.
• Laat zien wat er gebeurt als een lid met een verlopen abonnement incheckt.

Wil je dit bij YourGym zien? In een vrijblijvende demo lopen we deze punten met je door, in de echte software. Een overzicht van alles wat YourGym doet vind je op de pagina met alle functies.