Automatische incasso voor je sportschool: zo werkt het

Elke maand handmatig nagaan wie zijn abonnement heeft betaald, kost tijd en levert gesprekken op die niemand leuk vindt. Met automatische incasso schrijf je het abonnementsgeld zelf af, op een vast moment. In dit artikel lees je hoe dat werkt, wat je leden mogen en waar je als sportschool op let.

Wat is automatische incasso?

Bij een automatische incasso geeft je lid jou toestemming om geld van zijn rekening af te schrijven. Die toestemming heet een machtiging. In Nederland en de rest van Europa werkt dit via SEPA-incasso: één systeem voor incasso's in euro's, met dezelfde regels in alle deelnemende landen.

Voor een sportschool is dat ideaal bij abonnementen. Het bedrag is bekend, het moment is vast en je lid hoeft er zelf niets meer voor te doen. Voor losse aankopen, zoals een strippenkaart, ligt een directe online betaling meer voor de hand. Dan betaalt het lid op het moment van kopen.

De machtiging: zonder toestemming geen incasso

Zonder machtiging mag je niet incasseren. Een machtiging is meer dan een vinkje: het lid geeft toestemming om van een bepaalde rekening af te schrijven, voor een bepaald doel. Vroeger ging dat vaak op papier. Tegenwoordig kan het volledig online, bij de inschrijving.

Een veelgebruikte manier is een eerste betaling via iDEAL. Het lid betaalt bijvoorbeeld de eerste termijn of een klein bedrag met zijn eigen bank. Daarmee is bevestigd dat de rekening van hem is, en de betaalprovider legt op basis daarvan een machtiging vast voor de volgende incasso's. Mollie werkt bijvoorbeeld zo: een eerste betaling maakt een machtiging aan, waarna de vervolgbetalingen via SEPA-incasso lopen.

In YourGym geeft een nieuw lid bij de online inschrijving een machtiging af met zijn IBAN. Bestaande leden zonder machtiging kun je een machtigingslink per e-mail sturen; zij activeren de incasso met een betaling van één cent.

Elke maand afschrijven

Met een geldige machtiging kun je het abonnementsgeld periodiek afschrijven. De betaalprovider verzorgt de incasso bij de bank van het lid. Jij hoeft geen incassobestanden meer te maken of te uploaden bij je eigen bank.

Zorg dat je leden weten wat ze kunnen verwachten. Vermeld bij de inschrijving welk bedrag je afschrijft, hoe vaak en vanaf wanneer. Een lid dat niet verrast wordt, boekt minder snel terug. Laat ook duidelijk zien onder welke naam de afschrijving op het rekeningoverzicht staat.

In YourGym worden abonnementen elke maand automatisch geïncasseerd via Mollie. Loopt een abonnement af, dan stopt de incasso vanzelf.

Wat je leden mogen: terugboeken

SEPA-incasso is gemaakt met bescherming voor de consument. Dat betekent ook iets voor jou als sportschool. De twee belangrijkste regels:

• Binnen 8 weken zonder reden terugboeken. Een lid kan een incasso binnen acht weken na de afschrijving via de eigen bank laten terugboeken, zonder een reden te geven. Dit heet storneren.
• Tot 13 maanden bij een onterechte incasso. Is er volgens het lid onterecht afgeschreven, bijvoorbeeld zonder machtiging, dan kan het lid dat tot 13 maanden na de afschrijving bij de eigen bank melden. De bank onderzoekt de melding.

Een terugboeking betekent niet automatisch dat het lid niet wil betalen. Soms stond er even te weinig op de rekening, of herkende het lid de afschrijving niet. Neem dus eerst contact op voordat je conclusies trekt.

Als een incasso mislukt

Een incasso kan mislukken, bijvoorbeeld omdat er niet genoeg saldo is of de rekening is opgeheven. Belangrijk is dat je dat snel ziet, en bij welk lid. Hoe langer een gemiste betaling onopgemerkt blijft, hoe lastiger het gesprek wordt.

Spreek met jezelf af hoe je met mislukte betalingen omgaat. Stuur je een vriendelijk bericht, probeer je het later opnieuw, of vraag je het lid om het bedrag zelf over te maken? En wat gebeurt er met de toegang tot de sportschool als een betaling openstaat? Leg dat vast in je voorwaarden, zodat je niet per geval hoeft te beslissen.

YourGym haalt twee keer per dag de status van de incasso's op bij Mollie: betaald, mislukt, teruggeboekt of terugbetaald. Mislukt een incasso, dan zie je dat bij het lid. Het opvolgen doe je zelf: YourGym stuurt geen automatische aanmaningen.

Opzeggen en het einde van een abonnement

De machtiging hoort bij het abonnement. Zegt een lid op, dan moet de incasso na de opzegtermijn ook echt stoppen. Blijf je na een geldige opzegging afschrijven, dan is dat een onterechte incasso, en daar mag een lid bij zijn bank tegen in gaan.

Maak opzeggen daarom duidelijk en eenvoudig. Leg de opzegtermijn vast in je voorwaarden, bevestig een opzegging schriftelijk en controleer of de laatste afschrijving klopt. In YourGym kun je instellen dat leden zelf opzeggen in hun account. De einddatum volgt dan uit de opzegtermijn die jij hebt ingesteld, en daarna stopt de incasso automatisch.

Waar je op let bij een betaalprovider

Je incasseert niet zelf bij elke bank. Dat doet een betaalprovider voor je, zoals Mollie. Die regelt de machtigingen, voert de incasso's uit en laat weten of een betaling gelukt is. Bij het kiezen van een provider let je op een paar dingen.

Kijk naar de kosten per transactie, voor zowel incasso's als losse online betalingen, en vraag of een mislukte of teruggeboekte incasso extra kost. Kijk ook hoe snel het geld op je eigen rekening staat. Controleer welke betaalmethodes je leden kunnen gebruiken voor losse aankopen, zoals iDEAL.

Het belangrijkste is misschien wel de koppeling met je ledenadministratie. Als de status van elke betaling vanzelf bij het juiste lid terechtkomt, hoef je niets over te typen of te vergelijken. Dat scheelt werk en voorkomt fouten.

Checklist voor je sportschool

1. Kies een betaalprovider die SEPA-incasso en een online machtiging ondersteunt.
2. Laat nieuwe leden de machtiging online afgeven bij de inschrijving.
3. Vermeld vooraf het bedrag, de frequentie en de startdatum van de afschrijving.
4. Leg in je voorwaarden vast wat er gebeurt bij een mislukte betaling.
5. Controleer regelmatig welke incasso's zijn mislukt of teruggeboekt, en neem contact op.
6. Zorg dat de incasso stopt zodra een abonnement eindigt.

Wil je zien hoe dit in YourGym werkt? Lees meer over betalingen en leden en abonnementen, of vraag een demo aan.

Bronnen

• Betaalvereniging Nederland, Consumentenbeschermende maatregelen incasso (terugboeken binnen 8 weken, melding onterechte incasso).
• Consumentenbond, Onterechte incasso (melden tot 13 maanden na afschrijving).
• Mollie, Recurring payments (eerste betaling maakt een machtiging aan voor vervolgbetalingen).