Privacyverklaring van YourGym (Smart Concepts B.V.)

Versie 1.2 · Laatst bijgewerkt: datum van publicatie

1. Wie zijn wij?

YourGym.io wordt aangeboden door:

Smart Concepts B.V.
Papiermakerserf 4
6961 JM Eerbeek
Nederland

KvK-nummer: 80339379
E-mailadres: info@smartconcepts.nl

Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@smartconcepts.nl.

2. Wat is YourGym.io?

YourGym.io is software voor sportscholen, fitnessclubs, personal trainers, studio’s, fysiopraktijken, verenigingen en vergelijkbare organisaties.

Met YourGym.io kunnen organisaties onder meer:

leden en klanten beheren;
abonnementen en strippenkaarten beheren;
afspraken, groepslessen en personal training plannen;
check-ins registreren via QR-code of fysieke toegangspas;
toegangscontrole gebruiken;
facturen aanmaken en verwerken;
online betalingen verwerken;
supportvragen beheren;
e-mail- en sms-communicatie versturen;
koppelingen gebruiken met externe diensten, zoals boekhoud- en betaaldiensten.

YourGym.io kan worden gebruikt door zakelijke klanten en door eindgebruikers, bijvoorbeeld leden van een sportschool die toegang krijgen tot een klantportaal.

3. Onze rol bij de verwerking van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens kan Smart Concepts B.V. verschillende rollen hebben.

3.1 Verwerking namens onze klanten

Wanneer een sportschool, studio, trainer, fysiopraktijk, vereniging of andere klant YourGym.io gebruikt om gegevens van eigen leden, klanten of medewerkers te beheren, bepaalt deze organisatie meestal zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

In die situatie is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Smart Concepts B.V. de verwerker. Wij verwerken de gegevens dan namens en in opdracht van onze klant.

Met onze zakelijke klanten maken wij afspraken over deze verwerking, onder meer in een verwerkersovereenkomst.

3.2 Verwerking waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn

Voor sommige verwerkingen bepalen wij zelf het doel en de middelen. Dan is Smart Concepts B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

onze eigen klantadministratie;
contractbeheer;
facturatie aan onze klanten;
support en communicatie;
beveiliging van onze software;
technisch beheer;
het behandelen van privacyverzoeken die rechtstreeks aan ons zijn gericht.

4. Voor leden van sportscholen en andere eindgebruikers

Gebruikt uw sportschool, trainer, studio, vereniging of andere organisatie YourGym.io? Dan is die organisatie in de meeste gevallen verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wilt u uw gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen? Dan kunt u het verzoek het beste indienen bij de organisatie waar u klant of lid bent. Wij ondersteunen onze klanten waar nodig bij het behandelen van zulke verzoeken.

Wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt, kunnen wij u vragen om het verzoek ook bij de betreffende organisatie in te dienen, omdat wij niet altijd zelfstandig mogen bepalen wat er met de gegevens gebeurt.

5. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de onderdelen van YourGym.io die een klant gebruikt.

5.1 Gegevens van leden, klanten en eindgebruikers

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam;
adresgegevens;
e-mailadres;
telefoonnummer;
geboortedatum, indien door de klant gebruikt;
klantnummer of lidnummer;
accountgegevens;
abonnementen en strippenkaarten;
reserveringen en afspraken;
deelname aan lessen of trainingen;
check-inregistraties;
QR-codes of pasnummers;
factuurgegevens;
betaalstatussen;
communicatie via e-mail of sms;
supportvragen;
notities die door de klant worden toegevoegd.

Geboortedatum is binnen YourGym.io niet standaard verplicht. Of deze wordt gebruikt, hangt af van de inrichting door de klant.

Wij verwerken binnen de standaardinrichting van YourGym.io geen profielfoto’s.

5.2 Gezondheidsgegevens

YourGym.io is niet bedoeld voor het verwerken van medische of gezondheidsgegevens, zoals blessures, diagnoses, gewicht, medische intakeformulieren of behandelgegevens.

Klanten mogen dergelijke gegevens alleen verwerken wanneer zij daar zelf een geldige grondslag voor hebben en dit past binnen de gemaakte afspraken. In de standaardwerking van YourGym.io verwerken wij deze gegevens niet als noodzakelijk onderdeel van de dienstverlening.

5.3 Gegevens van medewerkers, trainers en beheerders

Wij kunnen gegevens verwerken van medewerkers, trainers of beheerders van onze klanten, zoals:

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
gebruikersaccount;
rol en rechten binnen de software;
agenda- of beschikbaarheidsinformatie;
uitgevoerde handelingen binnen het systeem;
login- en beveiligingsgegevens.

5.4 Technische gegevens

Voor beveiliging, foutopsporing en technisch beheer kunnen wij onder meer verwerken:

IP-adres;
datum en tijdstip van login;
browser- en apparaatgegevens;
logbestanden;
foutmeldingen;
beveiligingsmeldingen.

Wachtwoorden worden niet als leesbare tekst opgeslagen. Wachtwoorden worden beveiligd opgeslagen via hashing.

6. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor doeleinden die passen bij onze dienstverlening, waaronder:

het aanmaken en beheren van accounts;
het leveren van de YourGym.io-software;
leden-, klant- en abonnementenbeheer;
planning van afspraken, lessen en activiteiten;
toegangsregistratie en check-in;
facturatie en betaalverwerking;
communicatie via e-mail of sms;
support en ticketafhandeling;
beheer van koppelingen met externe diensten;
beveiliging van de software;
technisch beheer;
het oplossen van storingen;
het verbeteren van onze dienstverlening;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer wij gegevens namens een klant verwerken, gebruiken wij die gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden.

7. Grondslagen voor verwerking

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten, is de klant verantwoordelijk voor het bepalen van de juiste AVG-grondslag.

Wanneer wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, baseren wij de verwerking op een of meer van de volgende grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst;
voldoen aan een wettelijke verplichting;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld beveiliging, support en verbetering van onze dienstverlening;
toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is.

8. Online betalingen

YourGym.io kan gebruikmaken van externe betaaldiensten voor het verwerken van online betalingen.

Wanneer een betaling wordt gestart, worden de gegevens die nodig zijn voor de betaling verwerkt door de betreffende betaaldienst. YourGym.io verwerkt in dat kader bijvoorbeeld factuurgegevens, betaalstatussen en betalingsreferenties.

Gevoelige betaalgegevens, zoals volledige kaartgegevens, worden niet door YourGym.io opgeslagen.

9. Boekhoudkoppelingen, zoals Factuursturen.nl

Klanten kunnen YourGym.io koppelen aan externe boekhoud- en facturatiesoftware, zoals Factuursturen.nl.

Een boekhoudkoppeling wordt alleen geactiveerd wanneer een bevoegde gebruiker van de klant hiervoor toestemming geeft. De koppeling wordt gebruikt om financiële gegevens, zoals debiteuren en facturen, te synchroniseren met de gekoppelde administratie.

Wij verwerken voor zo’n koppeling alleen gegevens die nodig zijn om de koppeling goed en veilig te laten functioneren. Een klant kan de koppeling zelf activeren en verbreken.

10. E-mail en sms

YourGym.io kan worden gebruikt voor communicatie met leden, klanten en gebruikers via e-mail en sms.

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud van berichten die via YourGym.io aan eigen leden of klanten worden verzonden.

Voor het technisch versturen van berichten kunnen wij gebruikmaken van externe leveranciers.

11. Cookies en analytics

Op de website yourgym.io meten wij bezoekersstatistieken met Matomo. Matomo is zo ingesteld dat er geen cookies worden geplaatst. Wij gebruiken deze statistieken alleen om de website te verbeteren en delen ze niet met derden voor advertentiedoeleinden.

In de applicatie van YourGym.io gebruiken wij geen analytics- of trackingcookies.

Technisch noodzakelijke cookies of sessiegegevens kunnen wel worden gebruikt om de software goed en veilig te laten functioneren, bijvoorbeeld om ingelogd te blijven.

Wanneer wij in de toekomst analytics- of trackingcookies gaan gebruiken, passen wij deze privacyverklaring aan en plaatsen wij waar nodig een cookieverklaring of cookiebanner.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer een klant daarvoor opdracht geeft.

Wij kunnen gebruikmaken van externe leveranciers voor onder meer:

hosting en infrastructuur;
e-mail- en sms-verzending;
online betalingen;
beveiliging;
boekhoudkoppelingen;
technisch beheer.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Meer informatie over subverwerkers, beveiligingsmaatregelen en bewaartermijnen is op aanvraag beschikbaar voor zakelijke klanten.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige leveranciers kunnen internationaal opereren. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor passende waarborgen aanwezig zijn, bijvoorbeeld via contractuele afspraken of andere geldige doorgiftemechanismen.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Onze maatregelen omvatten onder meer:

versleutelde verbindingen;
beveiligde gebruikersaccounts;
rollen en rechten binnen de applicatie;
beveiligde opslag van wachtwoorden;
beperkte toegang tot productiegegevens;
logging van relevante systeemhandelingen;
back-ups;
technisch onderhoud en updates.

Wij blijven onze beveiligingsmaatregelen ontwikkelen en verbeteren.

15. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Gegevens die wij namens klanten verwerken, bewaren wij zolang de klant gebruikmaakt van de dienstverlening of zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens verwijderd of teruggeleverd volgens de afspraken met de klant, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

16. Privacyrechten

Onder de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten, waaronder:

recht op inzage;
recht op correctie;
recht op verwijdering;
recht op beperking van de verwerking;
recht op overdraagbaarheid van gegevens;
recht van bezwaar;
recht om toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wanneer het gaat om gegevens die door een klant in YourGym.io worden beheerd, moet het verzoek in de meeste gevallen worden ingediend bij die klant.

Wanneer Smart Concepts B.V. zelf verantwoordelijk is voor de verwerking, kunt u een verzoek sturen naar info@smartconcepts.nl.

Wij reageren uiterlijk binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer een verzoek complex is, kunnen wij deze termijn verlengen zoals toegestaan onder de AVG.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren voordat wij een verzoek behandelen.

17. Minderjarigen

YourGym.io kan gegevens bevatten van minderjarigen wanneer een klant, bijvoorbeeld een sportschool of vereniging, deze gegevens invoert voor eigen dienstverlening.

De klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken van gegevens van minderjarigen en, waar nodig, voor het verkrijgen van toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

18. Fusie, overname of bedrijfsoverdracht

Bij een fusie, overname, verkoop van bedrijfsactiviteiten of andere bedrijfsoverdracht kunnen persoonsgegevens worden overgedragen voor zover dit noodzakelijk is voor de voortzetting van de dienstverlening of de betreffende transactie.

Wanneer dit gevolgen heeft voor betrokkenen, informeren wij klanten of betrokkenen waar dat redelijkerwijs nodig is.

19. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@smartconcepts.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, software, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd via de website of applicatie van YourGym.io. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten actief informeren.

21. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door Smart Concepts B.V.?